A finalidade principal do Excel é organizar dados. Apesar de reunir muitas funcionalidades que poderiam facilitar as atividades rotineiras do professor, o programa, que faz parte do pacote Office da Microsoft, não está entre os preferidos dos educadores. O software pode parecer complicado no primeiro contato, porém seu objetivo é justamente descomplicar e automatizar as tarefas repetitivas. A cada nova versão, o uso do Excel fica mais fácil e intuitivo, com uma maior quantidade de comandos na barra de ferramentas para a realização de cálculos, classificações e visualizações com apenas alguns cliques. Segundo Alexandre da Costa Crespo, coordenador pedagógico da Microlins, de Campinas (SP), professor de informática há pelo menos 15 anos e responsável pela elaboração de materiais didáticos sobre Excel, as principais mudanças no programa ocorreram da versão 2003 para a de 2007, quando o softwarerecebeu um novo layout. Na mais recente, de 2010, as novidades mais importantes estão relacionadas ao tratamento de imagens e a tabelas dinâmicas, para usuários mais avançados. “As versões de 2007 e 2010, para quem nunca viu o programa, são muito mais fáceis de aprender do que a anterior. As ferramentas ficam mais disponíveis e existe uma interatividade maior. Se houver alguma dúvida, basta posicionar o mouse sobre a ferramenta que aparece uma explicação sobre o que ela faz”, salienta Crespo.
O Excel pode ser muito útil para organizar o dia a dia do professor e serve, por exemplo, para criar planilhas de diários de classe, acompanhamento das aulas, controle de notas e, inclusive, para calcular as médias dos alunos e exibir os resultados em gráficos. As planilhas comportam grande quantidade tanto de textos quanto de números. O trabalho maior é o inicial, na hora de criar o modelo. Cumprida essa etapa, basta realimentar os documentos com os novos dados. Para ensinar o leitor da Profissão Mestre a usar algumas funcionalidades do Excel, vamos tomar como base uma tabela de controle de notas de alunos, elaborada por Alexandre Crespo, que realiza o cálculo das médias e também revela se o estudante foi aprovado ou reprovado.
Células
Os arquivos do Excel são formados por linhas e colunas. As linhas são rotuladas por números e as colunas por letras. Os cruzamentos das linhas e colunas formam as células, espaços onde são armazenadas as informações. A referência da célula é composta pela identificação da coluna e da linha, como A1, que corresponde à primeira linha e coluna. Para começar a fazer uma planilha, clique duas vezes com o mouse na célula desejada e insira os dados, que também podem ser copiados do Word sem perda da formatação.
Formatação
As opções de formatação de texto do Excel são muito parecidas com as do Word. As abas da guia “Início”, no canto superior esquerdo, são praticamente idênticas. É possível mudar o tipo da fonte, cor, tamanho, alterar a cor de preenchimento das linhas ou colunas, entre outras possibilidades.
Alinhamento
Na aba “Alinhamento”, ainda na guia “Início” do menu principal, além de alinhar à direita, esquerda ou centralizar, é possível mudar a orientação do texto no botão “ab”. Basta clicar na célula desejada ou selecionar a área da planilha com o botão esquerdo do mouse apertado e escolher a nova orientação, como sentido horário, anti-horário, vertical, etc. Ainda nessa divisão do menu, existe a opção de mesclar células. Selecione as células que deseja fundir em uma só e clique em “Mesclar e Centralizar”.
Classificação
Também é fácil organizar os registros por ordem alfabética; basta selecionar os textos e clicar em “Classificar e Filtrar” na aba “Edição”. Além disso, é possível personalizar a classificação por outras variáveis, como cor da célula.
Inserir e excluir
Na aba “Células”, existem comandos para inserir, excluir e formatar linhas e colunas, inclusive com opções de autoajuste que moldam o espaço conforme o tamanho do texto. Também é possível executar essas e outras funções clicando no botão direito do mouse.
AutoSoma
Para efetuar cálculos matemáticos, vá até a guia “Fórmulas”. O segundo item do menu, chamado de AutoSoma, possibilita a realização de várias operações, como média e soma, com apenas um clique. Selecione na planilha a área a ser calculada e clique na operação desejada. Tomando como base a planilha de controle de notas, selecione as células com as notas dos quatro bimestres mais a próxima coluna em branco (que aparece na sequência) e clique em “Média”. O atalho para o comando AutoSoma também aparece no canto superior direito do menu da aba Início. Para visualizar o resultado e não a fórmula, clique em “Mostrar Fórmulas” na aba Auditoria de Fórmulas.
Funções
Para otimizar determinadas rotinas, é possível criar funções matemáticas, financeiras, estatísticas, entre outras, com a ajuda do botão “Inserir Função”, o primeiro do menu da guia “Fórmulas”. No modelo de planilha de controle de notas, há uma função criada para analisar a situação do aluno, com base na média, e exibir o resultado “Aprovado”, caso a nota tenha sido maior ou igual a 7, ou “Reprovado”, se a média for menor do que esse valor. No arquivo, a fórmula já aparece pronta em todas as linhas. Para exibir os resultados, clique novamente em “Mostrar Fórmulas” na aba “Auditoria de Fórmulas”. Essa função só funcionará se a coluna “Média” da planilha estiver preenchida.
Gráficos
Um recurso interessante que o Excel oferece para o professor acompanhar o aprendizado dos alunos de forma visual são os gráficos, localizados na guia “Inserir”. Nas versões 2007 e 2010, basta selecionar a área com os números que serão usados e clicar nas opções de modelo, como “Colunas”, “Linhas” e “Pizza”. Para treinar, usando o modelo de planilha divulgado em nosso site, selecione os nomes dos alunos e as notas dos quatro bimestres e clique em “Colunas” na aba “Gráficos”.
Configurações
Na guia “Layout de Página”, estão todas as opções para configurar a exibição e a impressão, como definição de margens e orientação da página (no formato retrato ou paisagem). Para deixar à mostra ou ocultar as linhas e grades da planilha, vá até a aba “Opções de Planilha” e clique em “Exibir” para “Linhas de Grade”.
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